Politique de confidentialité

Déclaration générale

Accord Financial (« Accord », « nous », « notre » ou « la Société ») s’engage à protéger la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels. La présente politique de confidentialité explique comment nous recueillons, utilisons, communiquons, conservons et protégeons les renseignements personnels dans le cadre de la prestation de services financiers.

Inventaire des informations personnelles

Renseignements personnels sur les employés et les administrateurs

Les renseignements personnels des employés et des administrateurs sont recueillis et conservés dans le cours normal des activités commerciales. Ces informations sont considérées comme confidentielles et sont sécurisées. La sécurité des informations est basée sur leur sensibilité et peut inclure la protection par mot de passe, le cryptage des données et / ou l'accès restreint aux répertoires et fichiers. Seuls les employés qui ont besoin d'accéder à ces informations pour les opérations commerciales sont autorisés à y accéder.

Renseignements personnels relatifs aux prêts et aux facilités de crédit

Dans le cadre de la mise en place et de la gestion de prêts et de facilités de crédit, des renseignements personnels peuvent être recueillis auprès des clients ou à leur sujet par l'intermédiaire de tiers. Ces renseignements ne sont recueillis qu'avec le consentement des personnes concernées et uniquement auprès de celles qui utilisent les services financiers de la Société. Ils fournissent les éléments nécessaires à l'obtention d'un financement ou d'un crédit. Les renseignements personnels ne sont communiqués à des tiers que dans les conditions décrites ci-dessous (section « Communication électronique, vérification et confirmation d'identité »), avec le consentement du client ou lorsque la loi l'exige.

Cartes de crédit personnelles

Il arrive que des clients ou leurs propres clients utilisent des cartes de crédit personnelles pour régler des produits ou des services fournis à leur entreprise. Les informations relatives aux cartes de crédit utilisées lors de ces transactions sont traitées par l'intermédiaire de nos services bancaires. Les détails de chaque transaction ainsi que les informations relatives à son autorisation sont conservés pendant une durée de 10 ans à des fins d'audit. Toutes les informations relatives aux cartes de crédit font l'objet de mesures de sécurité physique et leur accès est restreint aux seuls employés de la Société dont les fonctions le nécessitent.

Internet/E-mail : Relations non professionnelles

Nous pouvons recueillir et utiliser des renseignements personnels avec le consentement de la personne concernée, ou lorsque la loi le permet ou l'exige, conformément à la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP). Cela peut inclure l'utilisation d'adresses électroniques ou de numéros de téléphone personnels à des fins de communication électronique non liée à une demande de prêt ou à un compte en particulier. Le consentement peut être exprès ou tacite, selon les circonstances et la sensibilité des renseignements personnels en cause. Les destinataires peuvent, à tout moment, choisir de ne plus recevoir de messages électroniques commerciaux (MEC) de notre part en cliquant sur le bouton de désabonnement figurant au bas de nos MEC. Nous assumons l'entière responsabilité de la conformité à la LCAP. Par ailleurs, des statistiques d'analyse du site Web sont mises à la disposition du personnel informatique et de la direction afin de surveiller le trafic Web de l'entreprise.

Communication électronique, vérification et confirmation d'identité

Consentement aux communications électroniques

En soumettant une demande de crédit, les demandeurs, actionnaires, garants ainsi que toute autre personne ou entité figurant dans la demande (y compris les conseillers financiers, institutions financières, cabinets comptables, cabinets d'avocats, compagnies ou agents d'assurance et compagnies d'assurance-crédit) autorisent Accord à communiquer avec eux par voie électronique, par courriel ou par SMS, en utilisant les coordonnées fournies lors de la demande ou ultérieurement.

Vérification des coordonnées par un tiers

Accord fait appel à des prestataires de services tiers pour vérifier que les adresses électroniques et les numéros de téléphone associés aux parties à une demande de crédit sont valides, actifs et correctement attribués. En soumettant une demande, les demandeurs autorisent Accord à communiquer les noms et coordonnées pertinents à ces prestataires à cette fin.

Vérification de l'identité et diligence raisonnable

Accord fait appel à des prestataires de services tiers pour vérifier l’identité de l’entreprise, de ses actionnaires, garants, administrateurs, dirigeants, personnes habilitées à signer et autres personnes associées. Cette démarche peut impliquer la communication d’informations telles que le nom, la date de naissance, les adresses (résidentielle et professionnelle) et les données figurant sur des pièces d’identité officielles, afin de satisfaire aux obligations relatives à la vérification de l’identité, à la prévention de la fraude, à la lutte contre le blanchiment d’argent et aux procédures de « connaissance du client » (KYC). Ces prestataires peuvent consulter leurs propres bases de données, les registres publics, les opérateurs de télécommunications et les agences d’évaluation du crédit, et sont susceptibles de conserver des traces des vérifications effectuées, conformément à leurs politiques internes et à la législation applicable.

Durée

Ce consentement s’applique aux renseignements fournis au moment de la demande ainsi qu’à tout renseignement communiqué ultérieurement à Accord ou recueilli par celle-ci ; il demeure en vigueur pendant toute la durée de la relation et par la suite, dans la mesure nécessaire pour atteindre ces objectifs ou pour se conformer aux exigences légales.

Vérification des sources et mesures de sécurité

Accord ne contactera ses clients par e-mail qu'à partir d'adresses se terminant par @accordfinancial.com. Tout e-mail semblant provenir d'Accord mais n'émanant pas de ce domaine doit être supprimé et signalé à un représentant d'Accord. Les numéros de téléphone utilisés pour les communications par SMS peuvent être vérifiés sur demande.

Risques liés aux communications électroniques

Les communications électroniques comportent des risques inhérents, notamment l'interception, l'hameçonnage ou l'usurpation d'identité, la fuite accidentelle de données, l'absence de chiffrement, l'accès non autorisé aux messages stockés, ainsi que le fait que les informations transmises à des prestataires de vérification tiers sont traitées en dehors des systèmes d'Accord et sont soumises aux pratiques de sécurité de ces prestataires. En choisissant de communiquer par voie électronique, les clients acceptent ces risques. Dans la mesure permise par la loi, Accord décline toute responsabilité en cas de perte ou de dommage résultant de l'interception, du retard, de la corruption, de l'acheminement erroné ou de la non-réception de communications électroniques, ou encore des agissements de prestataires de vérification tiers, sauf si ces événements sont causés par une négligence grave ou une faute intentionnelle de la part d'Accord.

Sécurité

Tous les bureaux de la Société disposent de mesures de sécurité des bâtiments et appliquent une politique de verrouillage des portes en dehors des heures de bureau. Les salles informatiques sont sécurisées par des serrures et leur accès est réservé au personnel autorisé. Les réseaux de la Société sont sécurisés par des pare-feu et protégés par des logiciels antivirus et anti-logiciels malveillants, régulièrement mis à jour pour contrer les menaces émergentes ; dans certains cas, des pare-feu redondants et des systèmes de détection des menaces en double sont utilisés.

Élimination des informations personnelles

Toute information personnelle dont l'utilité a cessé est définitivement supprimée, déchiquetée ou détruite. Les disques durs des équipements électroniques — tels que les ordinateurs personnels, les télécopieurs et les scanners — sont effacés avant d'être mis au rebut ou de quitter les locaux.

Communications mobiles (SMS)

Avis de non-responsabilité : En communiquant votre numéro de téléphone à Accord Financial, vous acceptez et reconnaissez qu’Accord Financial puisse envoyer des messages texte à votre numéro de téléphone mobile, quelle qu’en soit la finalité. Vous pourrez vous désinscrire à tout moment en répondant « STOP ». Des frais de messagerie et de données peuvent s’appliquer. Aucune information relative à votre numéro de mobile ne sera communiquée à des tiers ou à des sociétés affiliées à des fins de marketing ou de promotion. Toutefois, les numéros de téléphone pourront être communiqués à des prestataires tiers chargés de la vérification, conformément à la section « Communications électroniques, vérification et confirmation d’identité » ci-dessus.